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Modulo virtuale I-9 Esame dei documenti: qui per restare? – Immigrazione generale

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Poiché le case automobilistiche continuano a prendere decisioni di lavoro a distanza, i datori di lavoro dovrebbero essere consapevoli del processo di inserimento e delle implicazioni sulla conservazione dei documenti a causa della possibilità di un esame dei documenti del modulo I-9 virtuale o alternativo.

Il 18 agosto 2022, il Dipartimento per la sicurezza interna ha proposto una norma che considera alternative virtuali alla verifica e/o all’esame della documentazione del modulo I-9. Il Dipartimento cita le modalità di lavoro a distanza come necessità della modifica proposta.

Prima del COVID-19, l’Immigration Reform and Control Act richiedeva ai datori di lavoro di farlo fisicamente esaminare la documentazione relativa all’identità e all’autorizzazione all’assunzione entro tre giorni dal primo giorno di assunzione di un dipendente. Il 20 marzo 2020, a causa della pandemia di COVID-19, l’ICE ha consentito ai datori di lavoro di esaminare i documenti Modulo I-9 di un dipendente remoto tramite video, fax o e-mail. ICE ha esteso queste opzioni virtuali con l’ultima estensione che scadrà il 31 ottobre 2022.

Ora, il Dipartimento propone modifiche permanenti al processo del modulo I-9 per tenere conto della forza lavoro a distanza; tuttavia, la norma non autorizza specificamente l’esame virtuale. La norma proposta consente invece al Segretario di adottare queste procedure alternative virtuali attraverso un programma pilota, solo in caso di emergenza sanitaria pubblica o nazionale (come specificatamente definita) e/o solo per determinati datori di lavoro.

Il Dipartimento sta valutando quanto segue:

  • Esame di documenti virtuali: l’implementazione di procedure alternative virtuali per l’esame della documentazione di identità e idoneità al lavoro del modulo I-9;

  • Chi può utilizzare metodi alternativi?: L’uso di metodi alternativi può essere limitato ai datori di lavoro che si sono iscritti e sono in regola con E-Verify e/o potrebbero esserci limitazioni all’uso di metodi alternativi se un datore di lavoro è stato soggetto a una sanzione, transazione o condanna correlata al processo di verifica.

  • Modulo aggiornato I-9 (Sono stati utilizzati metodi alternativi): un modulo aggiornato I-9 che include una sezione per i datori di lavoro per indicare se sono state utilizzate procedure alternative;

  • Conservazione dei documenti: La conservazione dei documenti fisici indipendentemente dal metodo di esame utilizzato;

  • Formazione sul rilevamento delle frodi: requisito che i datori di lavoro partecipino a una formazione sull’individuazione di documenti fraudolenti; e

  • Formazione contro la discriminazione: Un requisito per cui i datori di lavoro partecipano a una formazione antidiscriminazione in relazione all’esame dei documenti di identità e/o di autorizzazione all’assunzione.

È importante che i datori di lavoro si tengano al passo con questi potenziali cambiamenti nella legge, in particolare quelli che sono passati a una forza lavoro remota o ibrida. Questi cambiamenti Maggioavere un impatto permanente sul processo di assunzione ed eliminare la necessità di esaminare di persona i documenti del modulo I-9 (almeno per i lavoratori a distanza). Inoltre, poiché il Dipartimento potrebbe richiedere l’iscrizione a E-Verify come potenziale problema di soglia, i datori di lavoro possono prendere in considerazione l’iscrizione a E-Verify, se il datore di lavoro desidera utilizzare il processo alternativo del modulo I-9. A seconda di come procede la norma proposta, i datori di lavoro dovrebbero formare i dipendenti su come rivedere in modo efficace la documentazione del Modulo I-9 in modo virtuale e determinare preventivamente come conservare i documenti che vengono esaminati virtualmente.

Il Dipartimento sta cercando commenti sulle varie modifiche proposte fino al 17 ottobre 2022.

Il contenuto di questo articolo ha lo scopo di fornire una guida generale all’argomento. Dovrebbe essere richiesto il parere di uno specialista sulle circostanze specifiche.

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Le regole e le autorizzazioni di ogni status di immigrazione variano in base alle condizioni stabilite dalle autorità all’interno del governo di ciascun paese.

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